De vijfminutenregistratie: Zijn we er al vanaf? Nee! Zijn we op de goede weg? Ja!

Afbeelding pols horloge

Het verminderen van administratieve lasten in de wijkverpleging is op de goede weg. Eén van de belangrijkste actiepunten is het afschaffen van de vijfminutenregistratie. Het doel is dat per 1-1-2020 alle aanbieders zijn overgestapt op de alternatieve registratiewijze ‘zorgplan=planning=realisatie, tenzij’ of een andere registratiewijze gebruiken die voor wijkverpleegkundigen weinig registratielast geeft (bijvoorbeeld een geautomatiseerd systeem van minutenregistratie met een pasje).

“De grootste winst tot nu toe is de afschaffing van de 5 minutenregistratie. Over elke 5 minuten verleende zorg moesten we registreren wat voor soort zorg we bij een cliënt verleend hadden. Veel administratie en voortdurend op de klok kijken, afronden en bijstellen. In het systeem ‘zorgplan = planning = realisatie, tenzij’, worden alleen nog grote afwijkingen in de geplande tijd bijgesteld, en dat geeft meer rust tijdens het werk. Die 5 minutenregistratie was symbolisch geworden voor de regeldruk in de verpleegzorg.”

Pauline Arts-de Witt, wijkverpleegkundige

Goed gebruik van ‘zorgplan=planning=realisatie, tenzij’

Uit recente gesprekken met zorgorganisaties die wijkverpleging bieden en een in september uitgevoerde enquête onder 139 zorgaanbieders (van ZZP’ers tot de grootste aanbieders) blijkt dat de meeste organisaties inmiddels ófwel werken met de alternatieve registratiestandaard óf bezig zijn met de overstap. De alternatieve registratiestandaard wordt nu gebruikt door 65% van de organisaties. Daar mogen de zorgorganisaties trots op zijn. Bij een deel van die organisaties is de methode nog wel te verfijnen. Zij gebruiken de ‘tenzij’ om de minutenregistratie achteraf na te bootsen. Dat houdt de administratieve last in stand, terwijl dit niet meer nodig is.
Het is belangrijk om een echte omslag te maken door het denken in minuten los te laten en te steunen op een goede planning. Kleine afwijkingen in de planning, omdat de zorg iets langer of korter duurt op een dag, hoeft op deze manier niet meer aangepast te worden. Structurele afwijkingen worden verwerkt in een nieuwe planning, omdat deze veranderingen effect hebben op het zorgplan en de daarvan afgeleide tijdsindicatie. De ‘tenzij’ is bedoeld om noodzakelijke correcties achteraf, zoals cliënten die uitvallen, op te nemen in de planning. Over het algemeen zullen dit incidentele afwijkingen zijn n.a.v. een gebeurtenis of omstandigheid die dag en daarom terug te vinden in de voortgangsrapportage. Omgaan met de ‘tenzij’ is een proces van leren en verbeteren. Doel is om te werken met een robuuste planning, waardoor het werken met de ‘tenzij’ steeds minder nodig is. Dit klinkt misschien heel technisch, maar het resultaat kan erg leuk zijn: meer tijd voor zorg!

Nog overstappen of niet

Verder blijkt uit de enquête dat 13% van de aanbieders nog dit jaar gaat overstappen van de minutenregistratie naar de alternatieve methode. Een even grote groep (13%) geeft aan met de minutenregistratie te blijven werken, maar het merendeel daarvan hanteert een geautomatiseerde tijdsregistratie. 9% van alle respondenten geeft aan niet over te stappen omdat ze een andere (minimaal administratief belastende) methode gebruiken om de geleverde zorg te verantwoorden.

Bron: Sociaalweb.nl (opent in een nieuw venster)

Skip to content